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La Destrucción de Los Registros de Auditoría Corporativa

Las empresas están obligadas bajo el derecho a seguir estrictos procedimientos con respecto al mantenimiento de registros. Incumplir con estas reglas puede tener consecuencias graves, como cargos de fraude. Si Ud. se encuentra bajo investigación por actividades fraudulentas en relación con su negocio, hable con un abogado especializado en delitos económicos que sea versado en el derecho estatal y Federal y que pueda asegurar que sus intereses sean defendidos.

El Derecho Federal

De acuerdo con el derecho federal, un contador que realice auditorías para una empresa que emita valores o esté registrada para manejar inversiones, debe mantener los registros de auditoría por un periodo mínimo de siete años a partir del año fiscal en el que se llevó acabo la la revisión. Esto incluye cualquier registro que haya sido creado, enviado ó recibido en relación con una auditoría y que contenga conclusiones, opiniones, análisis o datos financieros relacionados con dicha revisión.

Tipos de Registros

Aparte de los documentos que forman la base de una revisión o una auditoría, las empresas están obligadas también a conservar los siguientes tipos de registros:

  • Documentos de trabajo, que son los documentos que constituyen el registro principal de los procedimientos de auditoría aplicados, las pruebas obtenidas y las conclusiones del auditor;
  • Memorandos;
  • Correspondencia de negocios;
  • Comunicaciones; y
  • Registros electrónicos.
  • Sin embargo, ciertos documentos no se consideran sustantivos y no tienen que ser retenidos. Estos incluyen:
  • Memorias remanentes en borrador, estados financieros, o documentos reglamentarios;
  • Notas sobre borradores de memorandos obsoletos, estados financieros u otras presentaciones que meramente reflejan ideas preliminares o incompletas;
  • Copias de documentos de trabajo antiguos que fueron corregidos por errores tipográficos o errores cometidos por empleados en capacitación;
  • Duplicados; y
  • Mensajes de correo de voz.

Mientras estos registros no contengan información que sea inconsistente con las conclusiones finales del auditor, no necesitarán ser retenidos. Estas normas se aplican igualmente a las firmas de contabilidad extranjeras y nacionales.

Los auditores, contadores y dueños de negocios que son condenados por infringir estas reglas enfrentan graves consecuencias, incluyendo multas y penas de prisión de hasta diez años. El tener una política oficial de la empresa que claramente define qué tipos de documentos deben ser conservados y por cuánto tiempo puede ayudar a los empleados evitar a evitar los errores. Bajo el derecho, no es requerido que una empresa haya destruido intencionalmente los documentos para ser condenada, por lo que es doblemente importante que los contadores y gerentes de negocios estén familiarizados con las leyes correspondientes.

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Además de causar al acusado una cantidad enorme de estrés, ser condenado por un delito económico resultará en la creación de un registro penal permanente, lo cual puede dificultar el conseguir empleo o encontrar vivienda. En Jeffrey S. Weiner, P.A. Abogados de Defensa Penal, entendemos la carga física, emocional y financiera que estos tipos de cargos pueden ocasionar y por eso nos dedicamos a representar agresivamente los intereses de nuestros clientes, ya sea en la sala de audiencias o en las negociaciones. Para hablar con un abogado experimentado al 305-670-9919 para programar una consulta sobre su caso. Un miembro de nuestro equipo legal también está disponible a través de un chat en vivo.

Recursos:

Law.cornell.edu/uscode/text/18/1520

Sec.gov/rules/final/33-8180.htm

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